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Wie du in 5 Schritten deine Effektivität steigern kannst! Mehr Effektivität am Arbeitsplatz!

„Befreie Dich, an Deinem Arbeitsplatz, von Störfaktoren wie hereinplatzenden Kollegen, eingehenden Telefonaten, E-Mails und dem Gefühl von einer Tätigkeit zur Nächsten zu springen. Sodass du am Ende des Tages nun das schaffst, was du dir vorgenommen hast.

Erfahre jetzt in 5 einfachen Schritten wie Du Deine Effektivität an der Arbeit steigern und den Zeitaufwand dafür reduzieren kannst.“

Ich wünsche dir viel Spaß und Erfolg beim Lesen, des neuen Gastbeitrags von „Architekt deines Lebens“

Liebe Grüße Joscha Golombek-Thun

Wer von uns kennt diese Situation nicht?

Morgens auf dem Weg ins Büro bereitet man sich geistig vor, man geht schon mal in Gedanken durch was einen erwartet, welche Aufgaben und Projekte man als erstes erledigen möchte, um diese vom Tisch zu haben und welchen Themen man sich danach widmet.

Kaum im Büro angekommen, kommt der Kollege Konrad ins Büro und teilt einem mit, dass man dringend die Präsentation fertig stellen muss und dies möglichst bis heute 12:00 Uhr, da der Kunde gerade in der Nähe ist und im Hause vorbeischauen möchte. Dann setzt man sich an den Schreibtisch und die Firma Meier ruft Sie an, um ein paar technische Details des vorangegangenen Projekts mit Dir zu besprechen.

Kaum hat man den Hörer aufgelegt, steht Kollege Rainer schon in der Tür und fragt wo die Vertragsunterlagen des Projekts vom Jahre 2017 auf dem Server abgelegt sind. In dem gleichen Moment ploppt eine E-Mail-Benachrichtigung auf, dass heute eine am Nachmittag eine Besprechung ansteht, auf dass Du Dich eigentlich noch vorbereiten wolltest

Am Ende des Tages schaffst Du es zwar mit Händen und Füßen alle Aufgaben zu erledigen, jedoch fühlst Du Dich total abgehetzt, da man von einem Thema zum Nächsten gesprungen ist und man nun auch noch das Gefühl hat, dass man nicht das geschafft hat, was man sich eigentlich vorgenommen hat. An Deinem geliebten Feierabend hast Du dann einen rauchenden Kopf und fällst nur noch geplättet auf die Couch.

Hand aufs Herz – wer kennt nicht auch eine Situation wie diese?

Was sind die Ursachen dafür?

Der Grund für die Erschöpfung ist, dass wir keinen Fokus auf eine bestimmte Tätigkeit haben und von einem Thema zum Nächsten springen und das bearbeiten, was gerade anfällt. In diesem Fall sind wir reaktiv und fremdbestimmt, das heißt wir reagieren auf bestimmte Situationen und wir sind nicht proaktiv, das heißt wir sind selbstbestimmt.

Die Situation bestimmt uns, nicht wir bestimmten die Situation. Zudem sind die Aufgaben nicht immer zeitlich definiert, das heißt wir wissen zwar, was zu tun ist, jedoch ist uns die zeitliche Abfolge, also wann wird was genau tun nicht klar.

Der Grund ist, dass wir in dieser Generation in einem Informationszeitalter leben, das bedeutet wir verfügen zu jeder Zeit Zugang zu jeglichen Informationen. Vor vielen Jahrzehnten waren Menschen, die lesen konnten, privilegiert. Danach war der Teil der Menschen privilegiert, die eine Schule oder Universität besuchen durften. Das Wissen und die Informationen waren nur gewissen wissenschaftlichen Institutionen wie Universitäten & Bibliotheken vorbehalten.

Heute geht es nicht mehr rein um das Wissen selbst, sondern um die Zugänglichkeit der Informationen. Der Schwerpunkt liegt darin, wie wir mit dem Wissen und den Informationen umgehen und diese verarbeiten, da das Wissen der Menschen alle Jahre exponentiell und rasant steigt. Aufgrund der immensen Fülle an Informationen können wir uns gar nicht alles merken, das führt dazu, dass alle möglichen Sachen in unserem Kopf herumschwirren.

Wir laufen ständig mit einem vollen menschlichen „RAM-Speicher“ im Kopf herum – wie bei einem Computer – permanent unter Strom auch an alles zu denken und keine Erledigungen oder Ideen zu vergessen.

Wie kann man dieses Problem lösen? (Effektivität steigern)

Es gibt diverse Zeitmanagement Methoden und alle versprechen den Erfolg, doch letztendlich stellt sich oft heraus, dass es nicht das Wahre ist. Doch woran liegt das? Aus meiner Recherche habe ich einige Methoden zusammengesucht und geschaut wie ich diese am besten kombinieren kann, sodass daraus sogar Synergien entstehen.

Grob gesagt funktioniert es in 5 einfachen Schritten:

1. Ideen und Aufgaben sammeln

Als aller Erstes geht es darum seine Ganzen Gedanken außerhalb des Kopfes zu bewahren – sprich in einem Listensystem. Ganz getreu dem Motto „wer schreibt, der bleibt.“ Jetzt wird der Ein oder Andere sagen „das soll neu sein? Konnte man sich da nichts besseres einfallen lassen.“

Aber ich kann Dir versprechen diese Methode ist erfolgsversprechend, nicht nur bei mir, auch bei anderen Menschen in meinem Umfeld, denen ich davon erzählt habe und es anwenden.

Zunächst einmal heißt es alles erfassen was gemacht werden muss oder einen in irgendeiner Form beschäftigt. Den menschlichen RAM-Speicher leeren und nicht im Kopf mit sich herumtragen.

Ein Listensystem, auf das Du jederzeit zugreifen kannst und es immer mit Dir hast – idealerweise Dein Smartphone. Dort nimmst Du die Notizenfunktion als Widget.

Dort erstellst Du unterschiedliche To-Do-Listen:

Wenn Du beispielsweise daran denken sollst, ein Paket bei der Post abzugeben bevor die Rückgabefrist abläuft, trägst Du es in „1. Heute“ ein. Wenn Dir ein Gedanke kommt, dass Du schon immer mal einen Motorradführerschein machen oder einen Berg besteigen wolltest, trägst Du es in „5. Eines Tages/Vielleicht“ ein. Dein Smartphone hast Du immer parat, das heißt Du kannst zu jeder Zeit Deine Ideen und Gedanken festhalten kannst.

Du kannst das Ganze natürlich noch erweitern mit anderen spezifischen Listen, da sollte aber jeder sein eigenes Gleichgewicht finden – einige Anregungen könnten hierfür noch folgende sein: „im Büro“, „auf Geschäftsreise, „meine Lieblingscafés“, „meine Reiseliste“, „Kontakte“, „Geburtstage“, „Witze“, „Sprüche für Small-Talk“.

Das bedeutet, Du erstellst zunächst einmal ein Listensystem, wo Du komplett alles was Dir im Kopf schwirrt brainstormst. Brainstorming bedeutet, dass Du es lediglich alles erst einmal niederschreibst was Dir vorschwebt, jedoch ohne jegliche Wertung oder Beurteilung, „ob es nun eventuell nicht passt“, oder „quatsch oder unrealistisch ist“. Hier geht es erstmal rein um das Sammeln der Informationen und Gedanken. Die Bewertung der einzelnen Punkte erfolgt dann im nächsten Schritt.

2. Verarbeiten

Dies ist der wichtigste Schritt, denn hier entscheidet sich in welche Richtung es geht und mit welcher Geschwindigkeit Du dort hinkommst. Der nächste Schritt ist die gesammelten Gedanken und Informationen zu bewerten, wie damit umzugehen ist. Welchen Zeithorizont und welche Priorität haben diese Tätigkeiten? Was muss ich dafür tun und welche Aktion ist jeweils als nächster Schritt erforderlich?

Eine sehr effektive Priorisierung bietet hierbei die Eisenhower-Matrix:

Alles ist doch wichtig & dringend – oder etwa nicht?

Die Kunst liegt darin, tatsächlich korrekt zwischen diesen Quadranten zu differenzieren.

Scheinbar scheint für uns Menschen immer alles wichtig & dringend zu sein – nach dem Motto „Wenn ich DIESE Email jetzt nicht beantworte, dann passiert dies & dies“. Aus diesem Grund ist es wichtig sich bei jeder Tätigkeit nach dem Zeithorizont zu fragen. Was bringt es mir für die Zukunft? Bringt mich diese Tätigkeit, die ich jetzt tue eines der langfristigen Ziele näher, die ich mir gesetzt habe? Aus diesem Grund ist es unheimlich wichtig, den Fokus auf den Quadranten „Wichtig & Nicht-Dringend“ zu richten. Das sind die Dinge, die uns tatsächlich erfüllen wir jedoch aber immer aufschieben. Bei allem was man irgendwann tun kann, neigt der Mensch dazu es „später zu einem geeigneteren Zeitpunkt“ zu erledigen. „Ich werde irgendwann meine Familie besuchen, ich werde irgendwann mal diesen Berg besteigen, ich werde irgendwann mal ein Unternehmen gründen – dafür habe ich ja noch Zeit“. Aus diesem Grund ist es äußerst wichtig sich bei diesen Aufgaben einen Termin zu setzen. Ansonsten können die Träume und Wünsche nicht zu konkreten Zielen werden.

Selbes gilt auch für die Angelegenheiten im Job. Wenn ich nicht frühzeitig Recherche zu einem gewissen Thema betreibe oder mich nicht informiere und in die eigene Weiterbildung investiere, weil es als Nicht-Dringend erachtet werden daraus ganz schnell dringende Probleme. Dann ist man reaktiv und nicht proaktiv und spielt den Feuerwehrmann, indem man einem Problem nach dem Nächsten nachläuft, weil alles brennt und dringend erledigt werden muss.

Es geht um die Effektivität – also das Richtige zu tun.

Eine sehr sinnvolle Vorgehensweise am Arbeitsplatz ist es, sich wie folgt zu organisieren. Für Windows User kann man beispielsweise die App „Sticky Notes“ nutzen, welche standardmäßig installiert ist.

Nun haben wir unsere Effektivität gesteigert – wir haben uns damit auseinandergesetzt was wir überhaupt tun sollten – also das Richtige WAS zu tun ist. Natürlich wollen wir die Sachen die wir nun, mit einem hohen Maß an Effizienz angehen – also die Art und Weise WIE wir es tun.

Effizienz bedeutet, in einer Sache richtig gut zu sein. Effektivität bedeutet, eine richtige Sache zu tun.

Dazu machen wir uns das Pareto Gesetz zu Nutze. Ein Phänomen welches von Vilfredo Pareto festgestellt und begründet wurde und auf alle möglichen Lebenslagen bezieht.

Das Pareto-Gesetz (80/20 Gesetz)

Wir kennen die Situation, wir schreiben unsere wissenschaftliche Ausarbeitung und schon nach nur ein paar Tagen ist schon ein deutlich sichtbares Ergebnis zu verzeichnen.

Aber in den letzten Wochen vor der Frist passiert gefühlt nichts, weil man mit den ganzen Feinheiten noch beschäftigt ist. 20% des Aufwandes (z.B. Zeit) sorgen für 80 % des Ergebnisses und die verbleibenden 80% des Aufwandes sorgen für 20% des Ergebnisses.

Dieses Phänomen können wir auch in diversen anderen Lebenslagen feststellen:

20 % der Produkte sorgen für 80% des Umsatzes
20% der Kunden sorgen für 80% des Umsatzes
20 % der Aktionäre besitzen 80% des Unternehmens
80 % deiner Anrufe führst du mit 20 % deiner gespeicherten Kontakte
80 % der Zeit trägst du nur 20 % aller deiner Kleider im Kleiderschrank

Das Pareto-Prinzip hilft bei der Zeiteinteilung, alles Wichtige zu erledigen und die restliche Zeit für die restlichen Details aufzuwenden – oder sich gar anderen, neuen Aufgaben widmen zu können.

3. Organisieren

Nun haben wir unsere Tätigkeiten erfolgreich nach Eisenhower priorisiert und nutzen das Pareto Gesetz für uns. Um unseren RAM-Speicher so wenig wie möglich zu belasten, ist es wichtig sich Erinnerungshilfen an den jeweiligen Stellen zu platzieren.

Wenn Du beispielsweise morgens aus dem Haus ins Büro gehst, nimmst Du immer die gleichen Dinge mit – Dein Haustürschlüssel, Dein Portemonnaie, Dein Smartphone, Deine Eintrittskarte ins Büro etc. Vermutlich hast Du diese auch in einer Schublade in einer Flurkommode abgelegt, sodass Du nur noch hineingreifen und alles mitnehmen musst, was sich darin befindet. Das erspart Dir jeden Morgen aufs Neue darüber nachdenken zu müssen.

Stell Dir vor Du müsstest jeden Morgen all diese Dinge aus unterschiedlichen Orten zusammensuchen – Dein Haustürschlüssel auf dem Wohnzimmertisch, Dein Portemonnaie auf der Fensterbank, Dein Smartphone im Schlafzimmer, Deine Eintrittskarte in Deiner Jackentasche. Die Wahrscheinlichkeit, dass Du bei dieser Variante etwas vergessen würdest wäre in diesem Fall viel viel größer. Ich schätze, dass Du dies bereits auch tust, aber Dir nicht bewusst bist, dass sich diese Vorgehensweise auf andere Situationen ganz einfach übertragen lässt.

Wenn gewisse Tätigkeiten am Arbeitsplatz ausgeführt werden, gehören diese Erinnerungshilfen, in welcher Form sie auch sein mögen dort hin.

Wenn Du daran denken sollst täglich mindestens zwei Liter zu trinken, dann stell Dir eine volle zwei Liter Wasserflasche direkt neben Deine Tastatur. Wenn Du daran denken sollst noch Käse und Wurst zu kaufen, wenn Du nach Hause fährst, dann leg Dir einen Zettel auf Deinen Fahrersitz im Auto. Wenn Du Dich selbst dazu aufraffen möchtest morgen tatsächlich mit dem Joggen anzufangen, dann leg Dir Deine Sportschuhe möglichst penetrant vor Deine Haustür oder neben Dein Sofa, sodass Du diese immer siehst und sie am liebsten dort „weghaben“ möchtest.

An Deinem Arbeitsplatz sollte grundsätzlich eine Arbeitsatmosphäre geschaffen werden, die Dich zum Arbeiten einlädt. Es ist wichtig, dass alles Notwendige griffbereit ist und sich die benötigen Unterlagen nicht unter einem Stapel voller Ordner in einem Schrank befinden, die von einer Stehleuchte versperrt ist.

Alles was man länger als drei Monate nicht benutzt kann weiter in den Hintergrund treten, Dinge, die man tagtäglich nutzt gehören in greifbare Nähe.

4. Durchsehen

Jedes System ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied in einer Kette. Aus diesem Grund ist es zwar großartig, wenn Du all diese Schritte bereits gegangen bist, jedoch darf man sich nicht auf diesem Zustand ausruhen.

Es ist essentiell, dass die Listen und Erinnerungshilfen regelmäßig durchgesehen werden, um alle Informationen auf dem aktuellsten Stand zu halten, gegebenenfalls zu vervollständigen oder gar zu bereinigen. Zudem ist es auch erforderlich, die einzelnen Listen miteinander abzustimmen und anzupassen.

Ein weiterer Tipp ist es, sich in seinen Kalender und Listensystemen gewisse Blockzeiten einzurichten. Hierbei handelt es sich um einen gewissen Zeitraum von 1-2 Stunden, die man sich quasi „blockt“ und unter allen Umständen erledigt, darunter fallen Tätigkeiten oder Aufgaben, die ganz besonders wichtig sind.

Aus diesem Grund sollten es auch nicht mehr als drei Blockzeiten sein, um diesen eine Wichtigkeit zu geben und auch sicherstellen zu können, dass die Tätigkeit zu der Zeit auch wirklich erledigt werden kann. Da im Leben öfters auch mal „was dazwischen“ kommen kann, sollte man auch spontan darauf reagieren und Termine verschieben können.

Jedoch sollte man gewährleisten, dass zumindest diese Blockzeiten eingehalten werden. Das bedeutet, wenn man die Woche beispielsweise verplant hat und man doch nichts schaffen sollte, hat man zumindest diese drei wichtigen Sachen erledigt. Um Deinen langfristig gesetzten Zielen mit weitem Zeithorizont immer näher zu kommen, überprüfst Du regelmäßig

Dein Listensystem und schaust, was Du darin in den Monat reinpacken kannst. Das aus dem Monat packst Du in die Woche, das aus der Woche packst Du in den Tag usw.

5. Erledigen (dabei die Effektivität steigern!)

Im letzten Schritt geht es um das Erledigen der Ziele und Aufgaben.

Hierfür eignet sich folgende effiziente Methode – ich nenne es den „Architekten-Tunnel-Modus“.

Es wird unterschieden in Tätigkeiten am Vormittag und am Nachmittag.

1. Vormittag: Am Vormittag heißt es „abarbeiten“, das bedeutet voller Konzentration „im Flow“ oder „im Tunnel“ zu sein. In dieser Zeit wird nicht telefoniert, keine Email beantwortet oder gelesen, nicht recherchiert und vor allem kein Schwätzchen mit den Kollegen gehalten.

Hier werden die wichtigsten und dringendsten Aufgaben des Tages erledigt und potentiell kritische Themen abgearbeitet. Ähnliche Tätigkeiten werden gebündelt auf einmal erledigt – wenn sich ein Stapel an Rechnungen oder an E-Mails angesammelt hat, ist es sinnvoll nicht jeden Tag, ein paar davon zu prüfen, sondern diese zu sammeln und dann auf einen Schlag zu erledigen.

Der Grund ist, dass wir uns jedes Mal beim Beginnen einer Tätigkeit stets neu fokussieren müssen und somit jedes Mal Energie aufwenden. Es ist ein schleichender Prozess, aber auch hier kann es passieren, dass wir uns am Ende des Tages ausgepowert fühlen, wenn wir ganz viele kleine Dinge erledigen.

Eine wirklich wirksame Methode für das „Abarbeiten“ ist die…

Pomodoro-Technik

Mit dieser Technik trainiert man sich selbst, auf Abruf eine hohe Disziplin zu erlernen und das Belohnungssystem gezielt durch regelmäßige Pausen zu füttern. Am besten wirklich einen Wecker stellen. Auf diese weise wirst du auf jedenfall deine Effektivität steigern!

Um einen perfekten Start zu haben ist Deine Morgenroutine entscheidet. Gerade am Morgen am Morgen sollte der Kopf möglichst frei sein und nicht schon gleich von äußeren Einflüssen oder Störfaktoren belastet werden.

Konkret heißt das, direkt nach dem Aufstehen unter keinen Umständen Social Media, kein TV oder Radio mit ihren sensationsorientierten Horror-und Katastrophen Meldungen und kein „Schwätzchen am Morgen“ mit den Kollegen in der Teeküche.

2. Nachmittag: Da die menschliche Konzentration am Nachmittag nachlässt eignen sich hier Tätigkeiten wie Besprechungen, das Erstellen von Präsentation, Konzepten und Ideen, der Austausch und Kontakt mit Kollegen. Das ist auch die Zeit, wenn Du das erste Mal am Tag Deine Mail lesen und beantworten kannst.

Generell gilt die automatische Benachrichtigung im E-Mail System auszustellen, da man jedes Mal wenn eine E-Mail eingeht und eine Meldung aufpoppt man dazu verleitet wird kurz hineinzuschauen. Am besten prüfst Du Deine E-Mails zweimal am Tag – einmal zur Mittagszeit und ein zweites Mal ca. eine halbe Stunde vor Feierabend. Keine Sorge – keine E-Mail ist überlebenswichtig – wenn es sich um eine dringende Mail handeln sollte, wird die entsprechende Person Dich anrufen.

Der späte Nachmittag eignet sich optimal die Arbeit für den nächsten Tag vorzubereiten, sodass Du am nächsten Morgen ganz gezielt durchstarten kannst.

Mit der zeitlichen Aufteilung der unterschiedlichen Tätigkeiten ist damit gewährleistet, dass sowohl dringende und wichtige als auch wichtige und nicht dringende Tätigkeiten erledigt werden können.

FAZIT - Zusammenfassung, wie du deine Effektivität steigern kannst:

Inhaltlicher Bezug des Artikels auf folgende Bücher

Klicke auf das Bild oder hier auf den Link für weitere Buchempfehlungen 🙂

Über den Gastautor – Architekt deines Lebens

Alexander, Gründer der Wissensplattform ArchitektDeinesLebens beschäftigt sich nun seit ca. fast zwei Jahren mit dem Thema der Persönlichkeitsentwicklung. Vom Hintergrund ist er gelernter Architekt und seit mehreren Jahren in diesem Beruf tätig.

Mit seinem Kanal vereint er die zwei großen Themen Architektur und Mindset und möchte das teilweise abstrakte Thema der Persönlichkeitsentwicklung mithilfe von bildhaften Vergleichen, Parallelen und Analogien zur Architektur versinnbildlichen und die Informationen somit besser transportieren.

Doch warum trägt er eine Maske? Wie Du vielleicht schon feststellen konntest, geht es auf seinen Kanälen und der Webseite nicht um ihn als Person, sondern um die Leser und Besucher. Er möchte sich nicht als Personenmarke in den Mittelpunkt stellen, um die gelieferten Informationen durch sein äußeres Erscheinungsbild zu beeinflussen.

Er möchte, dass die zur Verfügung gestellten Informationen soviel Objektivität wie möglich bewahren und möchte als Bindeglied zwischen den Menschen und den Informationen fungieren.

Über den Webseiten-Autor:

Joscha Golombek-Thun hat vor 3 Jahren, dass schnell wachsende Online Magazin: www.vitamin-erfolg.com ins Leben gerufen. Er möchte auf der Plattform Persönlichkeiten, Unternehmern und High Achivers zusammenbringen und Lerninhalte zur Verfügung stellen, die den Leser und Zuschauer weiterbringen. Mit der neuen Marke „Startuprakete“ baut er aktuell eine Online Akademie auf um Wissen weiter zu vermitteln, welches er über viele Jahre im Marketing aufgebaut hat.

In der Kategorie „Produkt Reviews“ geht es darum, Produkte zu testen und Erfahrungen mitzuteilen, um Interessenten bei einer Kaufentscheidung zu helfen!

29. Juli 2019

Veröffentlicht von vitaminerfolg at 29. Juli 2019

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Wie du in in 5 Schritten deine Effektivität steigern kannst – Architekt deines Lebens Gastartikel

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