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Effizient arbeiten mit dem Eisenhower-Prinzip
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Fokus. Fokus. Fokus. Man hört es immer wieder: Nachhaltiger Erfolg gelingt, wenn du dich auf die wirklich wichtigen und die wirklich notwendigen Aufgaben fokussiert. Doch viel zu oft lenken wir uns selber ab, werden von Nebensächlichkeiten aufgehalten oder werden durch andere gestört.
Das Eisenhower-Prinzip hilft dabei, dass du deine Prioritäten richtig setzt und an deinem Erfolg arbeitest.
Es soll der ehemalige US-Präsident Dwight D. Eisenhower gewesen sein, der seine ToDos systematisch einsortierte und auf diese Weise effizient an den Dingen arbeitete, auf die es ankam. Nach ihm ist das Eisenhower-Prinzip benannt.
Die vier Quadranten im Eisenhower-Prinzip
(oben rechts): Dringlich und wichtig.
(oben links): Wenig dringlich und wichtig.
(unten rechts): Dringlich und wenig wichtig.
(unten links): Wenig dringlich und wenig wichtig.
Im Eisenhower-Prinzip gibt es vier Kategorien. Du kannst die Einteilung deiner Aufgaben in diese vier Kategorien einfach vornehmen, indem du ein Koordinatensystem zeichnest. Die horizontale Achse beschriftest du mit “Dringlichkeit”. Die vertikale Achse mit “Wichtigkeit”. So erhälst du drei Quadranten:
So wie die Quadranten von A nach D sortiert sind, so sortierst du auch deine Aufgaben nach dem Eisenhower-Prinzip. So einfach, wie die Matrix auf den ersten Blick erscheint, ist sie in ihrer Ausübung dann aber noch nicht. Dazu brauchst du ein wenig Übung und Einordnung, um deine Effizienz zu steigern und deine Ziele zu erreichen.
A-Aufgaben: Dringlich und wichtig.
Ganz klar: Diesen Aufgaben sollte deine volle Aufmerksamkeit gehören. Die Schwierigkeit daran ist: Viele Aufgaben, die dir von außen gestellt werden, erscheinen wichtig und dringlich: Die Präsentation für den Chef; der Rückruf des Kunden; das Zeugnis für den Praktikanten – wer am lautesten ruft, wird zuerst bedient. Damit der Quadrant mit den A-Aufgaben nicht schon am ersten Tag überquillt, brauchst du ein wenig Übung, um das Eisenhower-Prinzip souverän anzuwenden.
Stelle dir dazu schnell die Frage, was passiert, wenn du die Aufgabe nicht sofort erledigst. Gibt es kurzfristig keine Konsequenzen? Oder kannst du die Aufgabe auch perfekt delegieren? Dann ist es keine A-Aufgabe – denn das sind die Aufgaben, um die du dich sofort und selber kümmerst! Beginne deinen Arbeitstag mit A-Aufgaben, dann gewinnst du Luft und Zeit für wichtige, aber weniger dringliche Aufgaben.
B-Aufgaben: Wenig dringlich und wichtig.
B-Aufgaben sind Aufgaben, die fast immer zu kurz kommen, wenn du sie nicht systematisch in deine Pläne mit einbeziehst. Das können langfristige strategische Pläne sein. Zum Beispiel die strategische Planung einer Social Media-Kampagne für das nächste Jahr. Ohne Eisenhower-Prinzip wirst du im Januar voller Aktionismus etwas in deine Social Media-Kanäle spielen, ohne zu wissen, was dein zweiter Post sein wird und welchen thematischen Schwerpunkt du ab Februar verfolgst.
Also: Plane dir täglich (!) Zeiten für B-Aufgaben ein; am besten in einem festen Zeitfenster. Auf diese Weise schaffst du langfristig viel mehr, als wenn du hektisch nur den Aufgaben hinterher rennst, die aktuell am lautesten “rufen”.
C-Aufgaben: Dringlich und wenig wichtig.
Unser Alltag ist voll mit C-Aufgaben. Das Dumme: Wir können sie nicht einfach links liegen lassen. Das Gute: Wir können sie delegieren. Wenn du als Einzelkämpfer unterwegs bist, dann ist das natürlich leichter gesagt als getan. In diesem Fall delegiere diese Aufgaben an ein festes Zeitfenster. Du kennst deinen eigenen Rhythmus am besten. Viele Menschen haben zum Beispiel nach dem Mittag einen Tiefpunkt – der perfekte Zeitpunkt, um die dringlichen Aufgaben zu erledigen, die nicht wichtig sind: Buche das Bahnticket in dieser Zeit, vereinbare einen Termin beim Friseur und rufe den Lieferanten zurück, mit dem du dir eine engere Zusammenarbeit vorstellen könntest, ohne hierfür einen konkreten Anlass zu haben.
D-Aufgaben: Wenig dringlich und wenig wichtig.
Mit den D-Aufgaben ist es ganz einfach: Erledige sie einfach nicht. Verwende keine Energie, dich mit ihnen zu beschäftigen. Stelle dir einmal die Frage: “Was passiert, wenn ich die Aufgabe nicht erledige?” Wenn es auf diese Frage keine positive und keine negative Antwort gibt, dann lass die Aufgabe einfach sein. Raus aus deinem Kalender, rein in den Papierkorb. Das klingt einfacher als es ist, mit ein wenig Übung und Entschlossenheit wirst du aber auch die D-Aufgaben erkennen können und dich einfach nicht mehr darum kümmern.
Die Stärke des Eisenhower-Prinzips ist zugleich seine
Die Stärke des Eisenhower-Prinzips ist zugleich seine Schwäche: Du wirst nur dann fokussiert arbeiten können, wenn du das Prinzip regelmäßig anwendest und diese Anwendung zu einer Routine werden lässt. Das Eisenhower-Prinzip entfaltet seine Kraft nur dann, wenn du es konsequent anwendest.
Zeichne dazu das Koordinatensystem in dein Notizbuch oder auf ein Flipchart und sortiere deine Aufgaben ein; nutze eine App oder mache drei Stapel auf deinem Schreibtisch und/oder auf deinem virtuellen Desktop (der vierte Stapel für die D-Aufgaben ist der Papierkorb).
Egal, wie du das Eisenhower-Prinzip anwendest:
Bleibe dabei und gleiche deine ToDos regelmäßig – mehrmals täglich – nach diesem Prinzip ab. Es kann dir dann wie eine gute Gewohnheit in Fleisch und Blut übergehen und schon bald wirst du dich auf die wichtigen und dringlichen Aufgaben fokussieren, ohne darüber aktiv nachzudenken.
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Über den Autor:
Joscha Golombek-Thun hat vor 4 Jahren, dass schnell wachsende Online Magazin: www.vitamin-erfolg.com ins Leben gerufen. Er möchte auf der Plattform Persönlichkeiten, Unternehmern und High Achivers zusammenbringen und Lerninhalte zur Verfügung stellen, die den Leser und Zuschauer weiterbringen.
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